DPO On Demand

Kako lahko pomagamo

Kdo smo in kako lahko pomagamo?

DPOrganizer je bil ustanovljen leta 2015 s sedežem v Stockholmu na Švedskem. Ustanovitelji združujejo strokovno znanje in izkušnje na področju varstva podatkov, informacijske varnosti in uporabniške izkušnje za ustvarjanje nove generacije orodij za podporo organizacijam po vsem svetu pri obvladovanju izzivov glede varstva podatkov.

Naš cilj je podpreti uprave podjetij in generalne izvršne direktorje pri zagotavljanju skladnosti.

Prav tako bi radi poenostavili upravljanje varstva podatkov v praksi, z olajšanjem dela odgovornih oseb za varstvo zasebnosti (CPO) in pooblaščenih oseb za varstvo podatkov (DPO), kar nedvomno omogoča boljšo izrabo razpoložljivih virov.

Prepričani smo, da odgovorna obdelava podatkov ni le vprašanje skladnosti, ampak tudi nujnost za uspešno konkuriranje v vedno bolj o zasebnosti in digitalno zavednem svetu.

DPOrganizer organizacijam pomaga ustvariti podrobno in ažurno sledenje vseh vrst obdelav osebnih podatkov.

Skozi različne funkcije DPOrganizerja, poskrbimo, da so vse informacije lahko dostopne, uporabne in razumljive, da bi bilo delo lažje in bolj učinkovito za celotno organizacijo.

Zakaj zdaj vlagati v varstvo podatkov?

Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) je sprejeta in začne veljati maja 2018, kar pomeni, da upravljavci zbirk osebnih podatkov tvegate več, če se uredbi ne boste prilagodili, ta med drugim določa:

Globe v višini do 4% svetovnega letnega prometa ali 20 milijonov evrov;

Pravila bodo strožja in skladnost bo težje doseči;

Zdaj se morate pripraviti, zagotavljanje skladnosti je namreč zelo zamudno. Informacijski pooblaščenec v Veliki Britaniji, med drugimi nadzornimi organi, priporoča takojšnjo ukrepanje, vključno s pregledi in dokumentiranjem, kako se obdelujejo osebni podatki: https://goo.gl/qUpfov

GDPR omogoča uskladitev trenutno diferenciranih, specifičnih praks zasebnosti držav za multinacionalne organizacije. Zdaj je čas za racionalizacijo in poenostavitev.

Kupci so čedalje bolj zaskrbljeni glede zasebnosti in so seznanjeni s svojimi pravicami. Tudi delničarji in tretje osebe bodo zahtevali skladnost in nadzor.

Upravljavec osebnih podatkov je odgovoren za skladnost varstva podatkov, kar pomeni, da sta CEO (generalni direktor – Chief Executive Officer) in BoD (uprava – Board of Directors) na koncu odgovorna in nosita tudi odškodninsko odgovornost.

DPOrganizer pomaga zagotoviti skladnost in zmanjšanje tveganja.

Izziv za CEO / BoD: zagotoviti potrebna sredstva za CPO / DPO-je, da se jim omogoči, da opravijo svoje naloge.

DPOrganizer omogoča osebju, da bolj učinkovito uporabijo svoje znanje, kar pomeni, da prihranite denar in zmanjšate tveganja. Z najboljšimi orodji v rokah vaših strokovnjakov za zasebnost se porabi manj časa za birokracijo in več časa za ukvarjanje z zapletenimi vprašanji.

Izziv za CEO / BoD: upravljanje informacij. Osebni podatki pomenijo za večino podjetij, poleg tega, da predstavljajo tudi tveganje pri skladnosti, eno njihovih najbolj dragocenih in občutljivih informacij. Spremljanje, kako se te informacije uporabljajo, shranjujejo in dostopajo, je ključnega pomena za zmanjšanje tveganja.

Vse obdelave osebnih podatkov se preslika in spremlja z DPOrganizerjem, vključno shranjevanja in pregled dodeljenih dostopnih pravic. Ustrezna dokumentacija o varnostnih ukrepih, pogodbeni dogovori z dobavitelji storitev in drugimi, so prav tako na voljo na enem samem mestu – v DPOrganizer.

Izziv za CEO / BoD: Prepričajte se, da razumete obdelavo osebnih podatkov organizacije in stanje skladnosti.

Z DPOrganizerjem bodo lahko vaši strokovnjaki za zasebnost hitre in lažje razložili pretok podatkov, izzive in priložnosti. Informacije, za katere zaprosite ali jih morate razumeti, se hitro najdejo in se vam jih predstavi na razumljiv način, kar pomeni, da boste razumeli, katero strateško odločitev sprejeti in kako obdelava podatkov vpliva na splošen položaj tveganja organizacije.

Izziv za CEO / BoD: Zagotoviti dolgoročno uspešnost z ohranjanjem zadovoljnih kupcev, delničarjev in partnerjev.

Z uporabo DPOrganizerja pokažete strankam, da je spoštovanje za njihovo integriteto vaša prioriteta. S tem programom dokazujete tudi delničarjem in partnerjem, da nadzorujete obdelavo osebnih podatkov.

Izziv za CEO / BoD: Dokazati odgovornost; pokazati nadzornim organom, da se varstva podatkov ne sme jemati zlahka in da ste maksimalno skrbni in prizadevni.

V primeru inšpekcij nadzornega organ je ključnega pomena za zmanjšanje posledic kršitve, da lahko dokažete, da so bili napori v varstvo osebnih podatkov vloženi. Z uporabo DPOrganizerja lahko dokažete, da si iskreno prizadevate in da je vaš cilj imeti popoln nadzor nad obdelavo.

DPOrganizer zagotavlja, da se vaši viri uporabijo kar se da učinkovito, tako da strokovnjaki za zasebnost porabijo manj časa za birokracijo in več za uporabo svojega znanja ter za sprejem prave odločitve.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Spremljanje obdelave osebnih podatkov v organizaciji.

Ohranjanje popolnega pokrivanja in natančnega popisa osebnih podatkov je zamudno delo, vendar boste z DPOrganizerjem zagotovili, da so vsi ustrezni vidiki zajeti in vse informacije zbrane na enem mestu. Zahvaljujoč intuitivnemu in uporabniku prijaznem vmesniku DPOrganizerja lahko tudi enostavno vključite druge dele organizacije, ki vam lahko pomagajo pri delu – dovolj je osnovno razumevanje varstva podatkov. Z Managerjem osebnih podatkov se zlahka zagotovi ažurno evidenco.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Prepričajte se, da vse obdelave, vključno z iznosom v tretje države, temeljijo na ustrezni pravni podlagi.

Z DPOrganizerjem boste zagotovili spremljanje pravne podlage za vse obdelave in vse iznose v tretje države in razkrivanje drugim prejemnikom. Ugotovili boste morebitne pomanjkljivosti in jih popravili, preden nastopijo resnične težave.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Preglejte obvestila o zasebnosti in dogovore za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov, da zagotovite, da odražajo dejansko obdelavo oz. navodila in izpolnjujejo zakonske zahteve.

Če imate vse ustrezne dokumente, kot so obvestila o zasebnosti, pogodbe in presoje učinkov na zasebnost, dostopne prek DPOrganizerja, kjer imate tudi takoj vse informacije, ki so pomembne za vsebino takih dokumentov, prihranite čas. DPOrganizer vam pomaga identificirati, če kakšen dokument manjka ali pa nenatančno opisuje realnost, in seveda opozori, če dejansko stanje ni takšno, h kateremu ste se zavezali.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Nadzor, da so osebni podatki shranjeni in dostopni samo za ustrezno časovno obdobje ter samo ustreznemu osebju v organizaciji.

Spremljajte z DPOrganizerjem vse dodeljene dostopne pravice zaposlenih do osebnih podatkov, za koliko časa so podatki shranjeni v podatkovnih bazah ter so na voljo prek dostopnih točk. Nadzorujte, da se politike upoštevajo in uporabljajte funkcijo DP Review, ki bo v programu kmalu na voljo, da se zagotovi ažurnost informacij.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Na časovno učinkovit in razumljiv način razložite obdelavo osebnih podatkov v organizaciji in izzive za notranje in zunanje stranke, kot so upravljanje in pristojnost nadzornih organov.

DPOrganizerjevi funkciji DP Map in DP Review omogočata enostavno vizualizacijo in razumljivo razložita obdelavo osebnih podatkov. Uporabite DP Map, če imate 5 minut na sestanku uprave, da prikažete celotno sliko glede pristojnosti med strankami, ki sodelujejo pri obdelavi in njihovo geografsko lokacijo, medtem ko so istočasno vse podrobnosti samo en klik stran. Uporabite DP Review, da ustvarite popoln pregled področja ali poročila po meri za svojega pravnega svetovalca, revizorja ali nadzorni organ s samo nekaj kliki. V vaš DPOrganizer račun lahko povabite tudi svojega pravnega svetovalca ali revizorja kot read-only uporabnika.

Izziv za CPO / DPO / Pisarno za zasebnost: Načrtujte in izvedite usposabljanje za varstvo osebnih podatkov, notranji nadzor in pregled nad obdelavo osebnih podatkov organizacije, da zagotovite, da je vse ažurno in v skladu z notranjimi in zunanjimi pravili.

S funkcijo DP Manager, ki bo kmalu na voljo, je mogoče vse svoje letne dejavnosti glede zasebnosti načrtovati, organizirati, izvesti in dokumentirati. S pomočjo že obstoječih podatkov o obdelavi organizacije, izvajanje nadzora in pregledov neposredno prek DPOrganizer prihranite čas in napor tako za vas kot tudi za prejemnika / pregledane osebe / posameznika.